1.
Modul modul
yang akan digunakan
1.
Daftar Anggota
Modul untuk mendaftarkan diri atau membuat
akun dalam sistem informasi Pelanggan Auto 2000. Pendaftaran dilakukan saat
pelanggan melakukan pembelian mobil pada dealer.
2.
Log In
Modul untuk masuk kedalam sistem sebagai
pengguna
3.
Booking Service
Modul untuk melakukan booking service.
4.
View laporan
Modul untuk menampilkan history service yang
telah dlakukan pelanggan dan melihat tanggal-tanggal atau jadwal service.
5.
Reminder
Untuk melakukan pengiriman notifikasi kepada
pelanggan berupa sms untuk melakukan service atau info antri service
6.
Rekap Data Pelanggan
Untuk merekap data pelanggan berupa data diri,
data service, data feedback.
7.
Show Location Service
Modul untuk memudahkan pelanggan menemukan
dealer auto 2000 terdekat untuk melakukan service.
8.
Feedback
Modul untuk memudahkan pelanggan mengirim
kritik dan saran atau pesan kepada perusahaan.
2.
Gambaran
Aplikasi
3.
Ruang
lingkup
·
Pelanggan dapat melihat laporan history service
yang telah dilakukan
·
Pelanggan dapat melakukan booking service
melalui sistem yang nantinya dikirim dengan menggunakan sms.
·
Sistem dapat mengirim notifikasi ke pelanggan
berupa sms baik info service maupun info antrian service.
·
Pelanggan dapat menerima notifikasi berupa sms
yang dikirim oleh sistem sebagai pengingat untuk melakukan service.
·
Perusahaan dapat merekap data pelanggan baik
yang service atau yang membeli mobil.
·
Sistem dapat menampilkan data pelanggan dan
menampilkan lokasi-lokasi dealer auto 2000.
·
Notifikasi info antrian booking dikirim kurang
lebih 1 menit setelah pelanggan melakukan booking.
4.
Kerangka
acuan kerja
1.
LATAR
BELAKANG
Sistem
Informasi adalah suatu sistem yang dapat menyediakan informasi yang dihasilkan
dari pengolahan data-data yang tersedia. Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi
dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen. Seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat, banyak
perusahaan yang memanfaatkan sistem informasi untuk membantu menjalankan
kegiatan operasional perusahaan itu sendiri.
Auto 2000 adalah sebuah perusahaan penjualan mobil-mobil merk Toyota.
Selain menjual mobil Auto 2000 juga melayani servis dan perbaikan kendaraan
purna jual.
Manajemen menghendaki para pelanggan yang sudah membeli mobil di showroomnya kelak
juga menjadi pelanggan bengkel untuk servis dan perawatan kendaraannya. Auto 2000 menginginkan kegiatan perawatan kendaraan para pelanggannya terus dilakukan secara kontinyu di bengkel-bengkel tempat pelanggan membeli kendaraannya.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat
mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care di perusahaan.
Manajemen menghendaki para pelanggan yang sudah membeli mobil di showroomnya kelak
juga menjadi pelanggan bengkel untuk servis dan perawatan kendaraannya. Auto 2000 menginginkan kegiatan perawatan kendaraan para pelanggannya terus dilakukan secara kontinyu di bengkel-bengkel tempat pelanggan membeli kendaraannya.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat
mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care di perusahaan.
2.
MAKSUD DAN
TUJUAN
·
Menghasilkan perangkat lunak Sistem Informasi Auto 2000 Customer Care yang
memiliki fitur-fitur seperti melakukan pendaftaran anggota, melakukan booking
service, meneriman reminder service, melihat laporan service, melihat lokasi
dealer dan melakukan feedback.
·
Memudahkan pekerjaan karyawan customer care, karena bisa mendapatkan
informasi data pelanggan secara cepat dan akurat.
·
Memudahkan pelanggan untuk melakukan service berkala.
3.
SASARAN
Tersedianya
Sistem Informasi yang dapat membantu mengelola hubungan antara perusahaan Auto
2000 dengan pelangan.
4.
NAMA DAN
ORGANISASI PENGGUNA JASA
Auto 200
5.
SUMBER
PENDANAAN
Dana
pribadi perusahaan Auto 2000 dengan biaya sebesar Rp 150.000.000 (seratus lima
puluh juta rupiah)
6.
LINGKUP,
LOKASI, FASILITAS DAN AHLI PENGETAHUAN
1.
Lingkup Kegiatan
i.
Pengembangan modul-modul utama pada Sistem
Informasi Auto 2000 Customer Care adalah sebagai berikut :
a.
Daftar Anggota
Modul untuk mendaftarkan diri atau membuat
akun dalam sistem informasi Pelanggan Auto 2000. Pendaftaran dilakukan saat
pelanggan melakukan pembelian mobil pada dealer.
b.
Log In
Modul
untuk masuk kedalam sistem sebagai pengguna
c.
Booking Service
Modul
untuk melakukan booking service.
d.
View laporan
Modul untuk menampilkan history service yang
telah dlakukan pelanggan dan melihat tanggal-tanggal atau jadwal service.
e.
Reminder
Untuk melakukan pengiriman notifikasi kepada
pelanggan berupa sms untuk melakukan service atau info antri service
f.
Rekap Data Pelanggan
Untuk merekap data pelanggan berupa data diri,
data service, data feedback.
g.
Show Location Service
Modul untuk memudahkan pelanggan menemukan
dealer auto 2000 terdekat untuk melakukan service.
h.
Feedback
Modul untuk memudahkan pelanggan mengirim
kritik dan saran atau pesan kepada perusahaan.
ii.
Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan
elektronik) untuk Sistem Informasi Auto 2000 Customer Care yang dibangun
meliputi :
1.
User requirement
2.
User Interface
3.
Testing (Case test, Unit test, Acceptance test)
4.
Database Security
5.
Security Level
6.
Form Input/Output
7.
Source Code
8.
User Manual
iii.
Pengadaan Server (Hardware)
2.
Lokasi kegiatan
Auto 2000
3.
Data dan Fasilitas Penunjang
i.
Penyediaan oleh pengguna jasa :
a.
Laporan dan Data
−
Format laporan/report service.
−
Data pelanggan.
−
Data lokasi dealer.
b.
Akomodasi ruang dan kantor
Ruangan dan koneksi internet.
c.
Staff Pendamping
1 (satu) orang karyawan customer care.
4.
Alih pengetahuan
Penyedia jasa harus melakukan pelatihan,
kursus singkat dan diskusi terkait dengan
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada pengguna/pegawai
yang diberi kewenangan untuk menjalankan sistem.
7.
METODOLOGI
Metodologi
dan pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan Sistem Informasi Auto 2000
Customer Care adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan
kondisi lingkungan maupun sumber daya pendukung perusahaan Auto 2000.
8.
JANGKA
WAKTU DAN PELAKSANAAN
Jangka
waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama kurang lebih 90 (enam puluh) hari
kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu
pelaksanaan minimal 15 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
9.
KUALIFIKASI
Kualifikasi
yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah :
1.
Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan
Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Auto 2000.
2.
Memiliki latar belakang dan
pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan
skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
3.
Pernah menjadi Penyedia Jasa
dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima organisasi
berbeda.
4.
Memiliki pemikiran inovatif
dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
5.
Memiliki kemampuan untuk
menangani masalah dengan cepat dan tepat.
6.
Memiliki metode yang baik
dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
7.
Sanggup untuk memberikan
garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak
serah terima.
8.
Memiliki komitmen dan
disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10.
TENAGA
AHLI
Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini
adalah :
a.
Ketua Tim (Project Manager)
Ketua
Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan
perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan
aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya
adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam
pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan
selesai.
Jumlah
yang harus disediakan 1 (satu) orang.
b.
Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal
Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi
negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang
berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak
komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
c.
Programmer/Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan
sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi
negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman
sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
Jumlah yang harus disediakan 2 (satu) orang.
11.
KELUARAN
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah
1.
Perangkat lunak Sistem Informasi Auto 2000
Customer Care yang dapat dioperasikan dan digunakan untuk menangani hubungan
perusahaan dengan pelanggan.
2.
Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan
sistem, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem,
konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3.
Program dengan source Code.
4.
Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak
berupa technical manual.
5.
Dokumentasi SOP (system operating procedure)
maupun SMP (system maintenance procedure).
6.
Instalasi sistem dan migrasi data.
7.
Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan
pemeliharaan.
Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy
dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy
adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF.
Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang
telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem
aplikasi.
12.
LAPORAN
Jenis laporan yang
harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:
a.
Lapiran pendahuluan, berisi:
- Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
- Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
- Jadual kegiatan penyedia jasa
b.
Laporan mingguan
- Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
- Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
- Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan
c.
Laporan akhir
- Laporan pendahuluan
- Laporan mingguan
- Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini
Auto 2000
DIVISI Komunikasi
DIMAS YOAN
SHAILENDRA
NIP. -
5.
Tim
Pengerjaan Proyek
1. Ketua Tim
(Project Manager)
Ketua
Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan
perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan
aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya
adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam
pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan
selesai.
Jumlah
yang harus disediakan 1 (satu) orang.
2. Sistem
Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal
Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi
negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang
berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak
komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
3. Programmer/Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan
sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi
negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman
sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
Jumlah yang harus disediakan 2 (satu) orang.
