Project
Charter Document
Project Name : Pembuatan
Sistem Informasi Gudang Online
Company : PT Mitra
Amanah
Focus Area : Website
Design
Product/Process
: Website
Project Time : 28
Maret 2016 sampai 15 Juli
2016
Cost
Estimation : Rp. 42.000.000
Prepared By
|
Document
Owner(s)
|
Project/Organization
Role
|
|
Dimas Yoan
S
|
Project
Manager
|
|
Ivan Adrian
Imantaka
|
System
Analyst
|
|
Budi
|
Programmer
|
|
Beki
|
Programmer
|
|
PT Mitra
Amanah
|
Client
|
Project
Charter Version Control
|
Version
|
Date
|
Author
|
Change
Description
|
|
1.0
|
27/03/2016
|
Ivan Adrian I & Dimas Yoan S
|
Document
created
|
Table of Contents
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah
menghasilkan perangkat lunak Sistem Informasi Gudang Online yang memiliki
fitur-fitur seperti menambah barang, menghapus barang, menampilkan
inventarisasi barang dan pembuatan laporan. Dimana semua fitur yang terdapat
pada Sistem Informasi Gudang Online diharapkan dapat membantu proses
operasional kontrol barang di gudang perusahaan PT Mitra Amanah.
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
·
Project goals
·
Objectives
·
Scope
·
Assumptions
·
Risks
·
Costs
·
Timeline
·
Approach
·
Organization
3. PROJECT OVERVIEW
Sistem informasi adalah suatu sistem
yang dapat menyediakan informasi yang dihasilkan dari pengolahan data-data yang
tersedia. Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan
aktifitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen. Seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat, banyak perusahaan
yang memanfaatkan sistem informasi untuk membantu menjalankan kegiatan
operasional perusahaan itu sendiri.
PT Mitra Amanah merupakan perusahaan
yang bergerak dalam bidang persewaan peralatan tangga-tangga besi (Scaffolding)
untuk mendukung pembangunan atau renovasi rumah maupun gedung-gedung.
Setidaknya ada 18 jenis barang yang disewakan oleh PT Mitra Amanah. Dikarenakan
banyaknya barang yang harus dikelola oleh bagian pergudangan berkaitan dengan
keluar-masuknya barang akibat transaksi peminjaman, pengembalian, penambahan
item baru, pengurangan barang akibat rusak maupun hilang, maka perlu adanya
pembuatan sistem informasi kontrol barang sehingga kondisi baru (terakhir)
mulai dari jumlah barang yang tersisa, jumlah barang yang disewa, jumlah barang
rusak maupun tambahan barang baru dapat diketahui informasinya secara cepat dan
akurat.
4. PROJECT SCOPE
4.1. Goals and Objectives
|
Goals
|
Objectives
|
|
Proyek akan
menyediakan modul-modul utama yang
perlu ada pada Sistem Informasi Gudang Online
|
1.
Mengembangkan modul Log In untuk masuk ke dalam sistem sebagai
pengguna.
2.
Mengembangkan modul Input Data Barang untuk memasukkan data
barang berupa nama, jumlah, dan kondisi barang ke dalam database sistem.
3.
Mengembangkan modul Delete Data Barang untuk menghapus data
barang yang tersimpan di dalam database sistem.
4.
Mengembangkan modul Edit Data Barang untuk mengedit data barang
yang tersimpan didalam database sistem.
5.
Mengembangkan modul View Data Baran untuk menampilkan data
barang yang tersimpan di dalam database sistem.
6.
Mengembangkan modul Create Report untuk membuat laporan
pengelolaan barang berdasarkan data yang tersimpan di dalam database sistem.
7.
Search Data Barang merupakan suatu modul untuk mencari data
barang.
|
|
Proyek akan
menyediakan dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk Sistem
Informasi Gudang Online yang dibangun
|
1.
User Requirement
2.
User Interface
3.
Testing (Case Test, Unit Test, Acceptance Test)
4.
Database Security
5.
Security Level
6.
Form Input/Output
7.
Source Code
8.
User Manual
|
|
Proyek akan
menyediakan media penyimpanan data
|
1.
Pengadaan server
|
4.2. Departmental Statements of Work (SOW)
|
Departmental
SOW
|
Owner/Prime
|
Due
Date/Sequence
|
|
Interview
kebutuhan stakeholder
|
Project
Manager, Client
|
Melakukan
wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
|
|
Fitur-fitur
mengenai profilling yang akan dibuat
|
Sistem
Analis, Client
|
Sistem
Analis dan Client mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang
diperlukan
|
|
Melakukan
desain interface sesuai dengan kebutuhan
|
Programmer,
Client
|
Programmer
dan Client bersama-sama mendiskusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan Client
namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati
|
|
Deskripsi
hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
|
Client, Tim
Proyek
|
Pada Tim
Proyek harus dapat mendeskripsikan dan mendiskusikan kepada Client mengenai
asumsi projek yang dibuat
|
|
Testing perangkat
lunak
|
Programmer
|
Programmer
melakukan uji coba terhadap perangkat lunak yang telah dibuat
|
|
Implementasi
perangkat lunak
|
Programmer
|
Programmer
melakukan implementasi perangkat lunak
|
|
Alih
pengetahuan
|
Tim Proyek
|
Tim
melakukan pelatihan, kursus singkat, dan diskusi terkait dengan pelaksanaan
pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada pengguna yang diberi
kewenangan untuk menjalankan sistem
|
|
Maintenance
|
Programmer
|
Programmer
melakukan maintenance atau pemeliharaan terhadap sistem, setelah sistem
terpasang.
|
4.3. Project Deliverables
|
Milestone
|
Deliverable
|
|
Perancangan
dan pembuatan Sistem Informasi Gudang Online
|
·
Perangkat lunak Sistem Informasi Gudang Online yang dapat
dioperasikan dan digunakan untuk menangani seluruh informasi kegiatan
operasional perusahaan PT Mitra Amanah
·
Program dengan source code
|
|
Pembuatan
dokumentasi terkait dengan pengembangan Sistem Informasi Gudang Online
|
·
Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan sistem, antara
lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem
dan arsitektur program
·
Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical
manual.
·
Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System
Maintenance Procedure)
|
|
Finalisasi
Sistem Informasi Gudang Online
|
·
Instalasi sistem dan migrasi data
·
Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi, dan pemeliharaan.
|
Media untuk dokumentasi pada proyek
ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang
digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan
standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang
diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari perangkat lunak yang telah
dikembangkan melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem perangkat lunak.
4.4. Deliverables Out of Scope
[Sengaja
dikosongkan]
4.5. Project Estimated Cost & Duration
|
Project Millestone
|
Date Estimate
|
Deliverable(s) Included
|
Confidence Level
|
|
Melakukan Interview pada stakeholder
|
28/03/2016
|
·
Informasi mengenai proses-proses yang
terjadi dalam pengelolaan barang-barang
·
Informasi proses bisnis perusahaan
·
Informasi stakeholder yang terlibat
·
Informasi struktur organisasi
·
Dokumen kebutuhan
|
High
|
|
Analisa hasil interview
|
04/04/2016
|
·
Mendapatkan kebutuhan utama
·
Dokumen Kebutuhan (final)
|
High
|
|
Desain Sistem dan Interface
|
11/04/2016
|
·
Prototype
|
High
|
|
Presentasi ke client
|
18/04/2016
|
·
Feedback mengenai prototype
|
Medium
|
|
Pembuatan sistem
|
20/04/2016
|
·
Sistem Informasi Gudang Online
|
High
|
|
Hosting server dan installasi aplikasi
|
27/06/2016
|
·
Melakukan pembelian hosting dan domain
untuk implementasi aplikasi web.
|
High
|
|
Testing Aplikasi
|
30/06/2016
|
·
Memperoleh dokumentasi testing aplikasi.
|
High
|
|
Alih
pengetahuan
|
06/07/2016
|
·
Pelatihan untuk menjalankan system
·
Dokumen manual sistem
|
Medium
|
|
Maintenace
|
08/07/2016
|
·
Pemeliharaan dan perbaikan
|
High
|
5. PROJECT CONDITIONS
5.1. Project Assumptions
1.
Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan
untuk membuat dan mengembangkan sistem informasi gudang online untuk PT Mitra
Amanah.
2.
Proyek ini diasumsikan dapat membantu proses
pengelolaan barang-barang / inventory yang disimpan dalam gudang perusahaan PT
Mitra Amanah.
3.
Proyek ini diasumsikan berupa website yang
akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang
aktual bagi penggunanya.
5.2. Project Issues
Priority Criteria
1−High-priority/critical-path
issue; requires immediate follow-up and resolution.
2−Medium-priority issue; requires
follow-up before completion of next project milestone.
3−Low-priority issue; to be
resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
|
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
|
|
1
|
Anggota tim mendapat musibah
|
Low
|
Project Manager
|
Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim
|
Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian
yang dibutuhkan
|
|
2
|
Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi web
|
High
|
Web Developer,Web Designer
|
Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.
|
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS
untuk keadaan mendesak.
|
|
3
|
Data Hilang
|
High
|
Tim Proyek
|
Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman
virus dan bencana yang tidak terduga
|
Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang
terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung
keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.
|
5.3. Project Risks
|
#
|
Risk Area
|
Likelihood
|
RiskOwner
|
Project Impact-Mitigation Plan
|
|
1
|
Waktu untuk
melakukan pertemuan sangat sulit
|
High
|
Project
Manager
|
Meeting dilakukan
dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap
harinya walaupaun hanya sebentar.
Jika belum
mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan
masalah jarak dan waktu.
|
|
2
|
Informasi
dari client utama kurang
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari
stakeholder yang lainnya seperti karyawan
lain bagian inventory dari PT Mitra Amanah
|
|
3
|
Ruang
Lingkup proyek melebar terlalu luas
|
High
|
Project
Manajer
|
Melakukan
inisiasi diawal mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam
proyek
|
|
4
|
Waktu
pengerjaan proyek terlambat dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat schedule
task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan
dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
|
|
5
|
Kurangnya
personil tim
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari
atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan
|
5.4. Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
1.
Proyek hanya melakukan
pengembangan terhadap aplikasi sistem pergudangan online.
2.
Fitur yang akan diterapkan pada
proyek sesuai dengan permintaan client dan telah di sepakati sebelumnya.
3.
Proyek berjalan sesuai dengan
anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah
di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum
tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek
selanjutnya.
4.
Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai
dengan permintaan client.
5.
Aplikasi web yang dikembangkan
dibuat khusus untuk mengelola inventory gudang PT Mitra Amanah.
6. PROJECT STRUCTURE APPROACH
Pendekatan
yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview
seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang
mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang
dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume
kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi sistem pergudangan online.
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
|
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilities
|
|
Project Manager
|
Dimas Yoan Shailendra
|
·
Melakukan interview terhadap
stakeholder proyek
·
Melukan pembagian tugas
·
Control Project Team
·
Bertanggung jawab atas
berjalannya proyek
·
Finnancial
|
|
Sistem
Analyst
|
Ivan Adrian I
|
·
Menganalisa kebutuhan
·
Melakukan analisa terhadap rancangan website
·
Dokumentasi kebutuhan
·
Dokumentasi pengembangan website
|
|
Programmer
|
Budi
|
·
Membuat website
·
Dokumentasi pengerjaan proyek
·
Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur
website
·
Melakukan pemeliharaan website
|
|
Programmer
|
Beki
|
·
Membuat website
·
Dokumentasi pengerjaan proyek
·
Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur
website
·
Melakukan pemeliharaan website
|
8. APPROVALS
Prepare
by :
Dimas
Yoan Shailendra
Ivan
Adrian Imantaka
tes
BalasHapushalo
BalasHapus